Send Out 만들기

작성자 Jungmin Kong

공개일 June 16th, 2023

 

 Send Out 생성을 시작하는 방법

 Send Out는 3가지 방법으로 시작할 수 있습니다.

  1. 샘플 모듈 상단의  Send Out 탭 위로 마우스를 이동하고 'Create Send Out'를 클릭합니다.
  2. 'Send Out Manager' 내에서 'Create Send Out' 버튼을 클릭합니다.
  3. 'Sample Manager' 내에서 필요한 샘플을 검색하여 체크한 후 'Queue Options' 드롭다운을 사용하여 'Create Send Out'을 선택합니다.

 

1단계 - 배송 정보

'Create Send Out' 에서 배송 정보 단계는 4개 섹션으로 구성됩니다.

  1. Basic Delivery Details
  2. Shipping Details
  3. Receiving Details
  4. Editorial Details

 

Basic Delivery Details 

  • Staff Loan: 배송한 샘플을 직원 대여로 표시하려면 'Delivery Details' 아래의 체크박스를 선택합니다 (회사 내에서 이동하며 레포트에 반영되지 않음을 의미).
  • Department : 샘플을 보낼 부서입니다. 부서가 선택되면 이 부서의 연락처/회사, 샘플, 통화만 선택할 수 있습니다.
  • Currency : 통화는 부서에 따라 자동으로 선택됩니다. 선택한 부서에서 활성화된 통화를 선택할 수 있습니다.
  • Sender : 보내는 사람은 로그인한 사용자 이름의 연락처 세부 정보로 자동으로 채워지지만 드롭다운에서 다른 사용자를 선택할 수도 있습니다.
  • Delivery Type : 다음 옵션 중에서 선택합니다.
    • Loan : 반납되 샘플을 보내는 경우.
    • Transfer : 샘플을 보내도 다시 돌아오지 않을 경우. 샘플 소유자가 ‘Transfer’를 선택하면 부서 인벤토리에서 샘플이 제거될 뿐만 아니라 소유권도 이전됩니다. 샘플 소유자가 아닌 사람이 'Transfer'을 선택하면 부서의 인벤토리에서 샘플이 제거됩니.
    • Reservation : 나중에 샘플을 보내고 그 시간 동안 다른 사람이 보낼 수 없도록 예약할 수 있습니다. Reservation을 선택한 경우 예약 날짜 옵션을 선택하여 샘플을 보내게 될 미래의 날짜를 표시할 수 있습니다.
       
    • Exp. Return Date: 이 필드를 사용하여 샘플이 반납될 예상 날짜를 지정할 수 있습니다. 시계 아이콘을 사용하면 샘플을 반납되는 일, 주, 월 시간 프레임을 미리 채우도록 Default Lon Period을 설정할 수 있습니다. 이는 모든 사용자에게 적용됩니다.

       

아래의 유형은 ‘End Of Life’ 로 간주됩니다. 샘플은 Sample Manager - Inventory에서 제거되며 샘플은 Send-Out Reports에서만 찾을 수 있습니다.

EOL 후 샘플 복구 에 대해 자세히 알아보기

End of Life manager 에 대해 자세히 알아보기

  • Sale : 샘플을 판매한 경우. 실수로 판매된 것으로 표시된 경우 이 샘플을 복구할 수 있습니다. 샘플을 Sold으로 표시하는 방법
  • Return to Vendor : 샘플을 제조업체로 다시 보낼 경우. 실수로 Return to Vendor으로 표시된 경우 이 샘플을 복구할 수 있습니다.
  • Send to Archive : 더 이상 샘플이 Inventory에 남아 있기를 원하지 않지만 시스템에서 제거하고 싶지 않은 경우. End of Life Manager 및 Send-Out Report에서 언제든지 보관된 재고를 볼 수 있습니다. 필요한 경우 샘플을 복구할 수 있습니다.
  • Write off : 샘플이 손실되거나 수리할 수 없을 정도로 손상된 경우. 필요한 경우 샘플을 인벤토리로 다시 복구할 수 있습니다.
  • Gift: 인플루언서 등에게 샘플을 선물 할 경우. 샘플을 인벤토리로 다시 복구할 수 있습니다.

'Loan' 과 'Transfer' 옵션의 차이점과 샘플 소유권에 대한 추가 정보에 대해

 

  • Requested By : 이 옵션을 통해 Send Out을 요청한 연락처를 지정할 수 있습니다. 연필 아이콘을 사용하여 요청자 정보를 추가로 생성할 수 있습니.
  • Recipient : 샘플을 받는 사람을 선택합니다. + 아이콘을 사용하여 연락처를 만들거나 확대 아이콘을 사용하여 Contact Manager에서 검색할 수 있습니다.
  • Return Point of Contact : 샘플을 받는 사람과 반납하는 사람이 다를 경우 이 항목에 연락처를 입력합니다. 

 

 

Shipping Details

*빨간색 별표가 표시된 필드는 필수 항입니다.

  • Method of Dispatch : 샘플을 받는 사람에게 배송할 방법을 선택합니다. Launchmetrics는 배송 제공업체와 통합되지 않으며 이는 내부 참고용입니다.
  • Ship From Address : " Department Address"(부서가 선택된 경우 기본적으로), "Alternative Company Address"(회사, 집 또는 기타를 선택할 수 있음) 또는 "Alternative Contact Address"를 선택할 수 있습니다.
  • Ship To Address : 선택한 Recipient를 기준으로 해당 수신자와 연결된 회사 주소가 자동으로 채워집니다. 사용자는 샘플을 보내는 Alternate Contact Address 또는 Alternate Company Addresses를 선택할 수 있습니다. 선택한 경우 Ship To 필드를 사용하여 대체 주소를 선택할 수 있습니다. Address Label Preview에서 편집하여 배송 주소 라벨에 반영할 내용을 편집할 수 있습니다.
  • Shipping Costs : Send Out와 관련된 배송비를 추적합니다.
  • Tracking Number : Send Out와 관련된 패키지 추적 번호입니다. Launchmetrics는 배송 제공업체와 통합되지 않으며 이는 모두 내부 참용입니다.

 

Receiving Details

  • Handoff Samples to another department : 이 옵션은 Return 섹션을 통해 샘플을 다른 시스템 부서에서 "Receive"할 필요 없이 샘플을 받는 다른 시스템 부서에 샘플을 쉽게 추가할 수 있습니다. 
    • 이 옵션은 샘플이 회사 내부의 다른 부서에 물리적으로 전달되는 경우에만 사용해야 합니다(예: 샘플을 마케팅 팀원에게 전달하는 PR 조정). 이 옵션이 활성화 경우 Receiving Department 필드를 사용하여 샘플을 배치할 시스템 부서를 선택할 수 있습니다. 이 옵션은 샘플이 여러 위치의 서로 다른 사무실 간에 전송될 때 사용해서는 안 됩니다.
  • Pull original Air Waybill Number from the Receiving Department : 이 기능은 관리자가 활성화해야 합니다. 관세 환급 목적으로 관련 배송 로그를 유지하는 데 사용됩니다. 샘플이 관세 환급 대상인 경우, 이 옵션을 사용하여 원래 발송 부서(현재 반송 받는 부서)에서 만든 Send Out에 표시된 원래 항공 운송장 번호를 가져옵니다. 이렇게 하면 반납되는 동일한 샘플임을 증명할 수 있습니다.

 

Editorial Details

  • 대여 목적에 대한 추가 정보를 Editorial Details의 필드에 입력합니다. 이러한 세부 정보는 필수는 아니지만, 요청 시 필수로 설정할 수 있습니다. 이러한 필드를 사용하면 향후 Send Out Report에 대한 가시성을 높일 수 있습니다.
  • "Issue" 필드에 사용자 지정 값을 추가할 수도 있습니다. 귀하의 샘플이 어떤 간행물에 포함되는지 추적하는 데 도움이 됩니다. 드롭다운도 편집 가능하므로 관련 없는 항목을 제거하거나 월과 연도를 표시하여 추가로 드릴다운하거나, 연간 또는 반기 간행물과 같은 사용자 지정 문제 유형을 만들 수 있습니다.

 

Step 2 - 샘플 스캔하기

Send Out에 다양한 방법으로 샘플을 추가할 수 있습니다. 성공적으로 추가된 샘플은 스캔 로그에 표되고 선택된 샘플 목록에 표시됩니다.

  1. 'Input Barcode' 텍스트 상자에 인쇄된 Launchmetrics 바코드 태그를 스캔합니다. 이 섹션에 바코드 번호를 직접 입력한 다음 'Scan'을 클릭할 수도 있습니다.
  2. 샘플을 Sample Manager에서 체크한 경우 Add Queued Samples 옵션을 사용하십시오.
  3. Create & Add Sample를 통해 이 단계에서 새 샘플을 생성하고 즉시 Send Out에 추가할 수 있습니다.
  4. Add By Look을 통해 사용자는 특정 컬렉션에 대해 만들어진 Look을 기반으로 샘플을 추가할 수 있습니다.
  5. Add from Inventory를 통해 사용자가 샘플 관리자에서 직접 검색하여 필요한 샘플을 선택할 수 있습니다.

 

Send Out를 완료하려면 Next Step을 클릭합니다.

 

진행 중인 Send Outs

Send Out를 작성하고 나중에 완료할 수 있습니다. Send out으로 샘플을 스캔하면 진행 중이더라도 다른 Send Out으로 스캔되지 않습니다. 팀에 샘플을 사용하려는 다른 사람이 있을 수 있으므로 주의하시기 바랍니다.

진행 중인 Send Out를 다시 로드하려면 Create Send Out 버튼을 다시 클릭합니다. Cancel Delivery를 클릭하여 진행 중인 Send Out을 삭제하고 다른  Send Out에서 샘플을 스캔할 수 있습니다.

 

3단계 - Approve Delivery

이 단계는 Pending Send Outs이 활성화된 경우에만 필요합니다. 

부서가 Pending Send Outs를 활성화하도록 구성된 경우 추가 승인 단계가 요구됩니다. 이 경우, Send Out이 승인되기 전에 Confirmed Tracking Number가 필요합니다. 입력하지 않을 경우 Send Out 상태가 "Open"이 아닌 "Pending"으로 표시됩니다.

  • 이 기능 생성된 Send Out이 물리적으로 사무실을 떠난 시점을 정확히 확인하기 위한 추가 단계를 제공하기 위한 것입니다.
  • 이 "Pending step"를 원하지 않는 경우 전담 Launchmetrics Customer Success Manager 에게 문의하거나 Launchmetrics Support에 문의해주세요.

 

* Gateway를 사용하는 경우 샘플을 한 Launchmetrics 사이트에서 다른 사이트로 loaning/transferring 할 때 필요한 단계와 동일합니다.

  • 보내는 사용자는 위의 지침에 따라 Send Out을 생성하고 받는 사람 Delivery Memo를 공유해야 합니다.
  • 받는 사용자는 Delivery Memo 코드를 Returns 탭 으로 스캔하여 올바른 부서를 선택해야 합니다.
  • "Returning samples" 에 대한 설명 보려면 여기를 클릭하십시오.

 

 

 

4단계(또는 3단계) - 문서 인쇄

  • 2단계(또는 보류 중인 보내기가 활성화된 경우 3단계)가 완료되면 보내기 프로세스가 완료되고 배달이 승인됩니다.
  • 이 창에서 사용자는 다음 옵션을 사용할 수 있습니다.
    • 인쇄 배송 메모
    • 견적 송장 인쇄
    • 수신자 주소 라벨 인쇄
    • 납품에 있는 모든 샘플 바코드 라벨 인쇄